Die Ideen- und Beschwerdestelle der Stadtver-waltung hat Jubiläum

Immer ein offenes Ohr für die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger: Tanja Steffens-Rahe und Birgit Rubart (v.l.) aus dem Büro des Bürgermeisters küm-mern sich unter anderem um die Ideen- und Beschwerdestelle. Foto: Stadt Lippstadt

Lippstadt. Seit zehn Jahren können sich Lippstädter Bürgerinnen und Bürger persönlich, telefonisch, per Mail und mittlerweile auch per App oder Internet mit ihren Anregungen und Anliegen und ihrer Kritik an eine zentrale Stelle bei der Stadtverwaltung wenden. Anfang Juli 2009 ging das Team der Ideen- und Beschwerdestelle an den Start und hat seitdem mehr als 8.000 Meldungen aufgenommen, an die zuständigen Stellen weitergeleitet und nach entsprechender Rückkoppelung beantwortet.
Ist eine so hohe Zahl an Hinweisen aus der Bevölkerung aber tatsächlich ein guter Grund für ein Jubiläum? “Ja”, ist sich Bürgermeister Christof Sommer sicher. “Wir freuen uns über dieses große Feedback, das uns die Möglichkeit gibt, Abläufe zu optimieren, neue Impulse zu erhalten und direkt mit den Bürgerinnen und Bürgern ins Gespräch zu kommen.”
Dabei ist die Auswahl der Themen groß. Pflasterschäden und defekte Ampelanlagen werden ebenso gemeldet wie illegale Müllentsorgung oder Lärmbelästigungen, es gibt Ideen für besondere Baumpflanzungen, die Ausgestaltung von Spielplätzen oder Parkanlagen oder Vorschläge für Veranstaltungen, Konzerte und touristische Angebote. Die eingehenden Meldungen werden über ein spezielles elektronisches Programm intern an die verschiedenen Fachdienste oder – sofern die Anliegen nicht in den Zuständigkeitsbereich der Stadtverwaltung fallen – an die städtischen Tochtergesellschaften, an übergeordnete Behörden und andere Ansprechpartner wie z. B. Schulen, Gewerbetreibende, die Polizei, Straßen NRW oder die Deutsche Bahn weitergeleitet. Sobald Stellungnahmen zu den unterschiedlichen Fragestellungen eingehen, werden die Ideengeber und Beschwerdeführer umgehend informiert. Ziel ist es immer, im Rahmen rechtlicher, finanzieller und tatsächlicher Möglichkeiten, konstruktive und einvernehmliche Lösungen zu finden. Sollte dies nicht möglich sein, ist es das Bestreben der Mitarbeiterinnen, die jeweiligen Gründe umfassend zu erläutern.
“Es ist nicht möglich, alle Wünsche umzusetzen. Es muss immer um eine faire Interessenabwägung gehen. Ganz wichtig ist aber, dass die Bürgerinnen und Bürgerinnen erfahren, warum Ideen nicht umgesetzt werden, warum es vielleicht länger dauert als erhofft, oder warum eine alternative Lösung gewählt wird”, macht Bürgermeister Sommer deutlich. “Es geht um ganz direkte Bürgerbeteiligung, um die Chance, ins Gespräch zu kommen, durchaus auch kontrovers zu diskutieren und Sachverhalte kundenorientiert zu erläutern.”
So werden viele Fragen auch direkt beantwortet und Hinweise auf akute Missstände “auf dem kleinen Dienstweg” weitergeleitet ohne im Beschwerdemanagementsystem aufgenommen zu werden. So viel Bürgernähe wie möglich und nur so viel Bürokratie wie unbedingt nötig lautet die Devise, die auch dazu dient, die zahlreichen Fragen, Wünsche und Beschwerden zeitnah bearbeiten zu können.
Immerhin mehr als ein Drittel der Meldungen der vergangenen zehn Jahren konnte so innerhalb von drei Tagen beantwortet werden, fast 90 Prozent wurden innerhalb von vier Wochen erledigt. Eine Quote, mit der Bürgermeister Sommer durchaus zufrieden ist. “Die Bürgerinnen und Bürger sollen wissen, dass wir ihre Anliegen ernst nehmen und uns zeitnah darum kümmern”, so der Verwaltungschef. Dass das gelingt, zeigen ihm auch die dauerhaften Anfragen. “Wenn die Ideengeber und Beschwerdeführer das Gefühl hätten, mit ihren Meldungen ins Leere zu laufen, würden sie diesen Weg der Kommunikation nicht mehr wählen.”
Tatsächlich gibt es aber zahlreiche Bürgerinnen und Bürger, die die Ideen- und Beschwerdestelle gerne häufiger für den Zweck nutzen, für den sie gedacht ist: als direkter und unkomplizierter Draht zur Stadtverwaltung.
Übrigens sind in den vergangenen Jahren durchaus auch ungewöhnliche Bitten vorgetragen worden. So z. B. das Anliegen, die Mitarbeiterinnen der Ideen- und Beschwerdestelle mögen doch – auch unter Inanspruchnahme der “Amtshilfe” des Kreises Soest – den Kalender einer in Lippstadt nicht mehr ansässigen Drogerie organisieren. Dieser Wunsch konnte ebenso wenig erfüllt werden wie die Bitte, dass bei Dienstfahrten zu Seminaren und Besprechungen in Münster eine Mitfahrgelegenheit für private Besuche ermöglicht wird.
Solche eher skurril anmutenden Meldungen stellen allerdings eine Ausnahme dar, ganz anders als lobende Rückmeldungen, die durchaus häufig eintreffen und ein gutes Zeichen dafür sind, dass sich das System der zentralen Ideen- und Beschwerdestelle bewährt hat.

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